档案作为审计活动的真实记录，直接记载和反映了审计工作的全过程，既具有重要的鉴证作用，又是衡量审计工作质量的重要依据。多年来，南京市审计局对审计档案工作高度重视，在健立健全各类档案制度的基础上，加大了档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等方面的工作力度，促进了档案管理水平稳步提高并取得了一定的成效。下面对库存档案电子借阅利用、保管、接受、鉴定销毁等几个方面进行统计分析。

一、电子档案借阅利用分析

档案利用是档案工作的重中之重，档案收集、整理、鉴定、保管与统计工作归根结底，都是为档案的利用服务。开展档案工作的目的就是为审计工作服务，充分发挥档案的作用，为社会创造经济效益和社会效益。审计档案的提供利用工作也是档案工作为社会主义事业及审计工作服务的直接体现。本局档案室一直非常注重档案的提供利用工作，近几年来一直在努力创造良好的利用档案条件，确保真正需要档案的部门和人员能及时、便利地获取所需要的档案，使得档案发挥出应有的价值。经过努力档案提供利用工作已取得了一定的成效，具体如以下图表所示。

? ?????? 2008年由审计署推广并部署实施“金审工程”审计管理系统（OA一拖N版），部署档案管理信息系统，做到原办公管理系统发文与档案系统的无缝链接，包括档案创建、整理移交、接收、鉴定、编目统计、借阅审批、辅助实体管理、系统维护、数据恢复与备份等，实现文书档案在线归档及审计档案、照片档案全文数字化管理；具备必要的数据安全及系统权限控制措施。目前，本局提供利用的档案主要是电子形式的档案，这一方面确保了纸质档案的安全；另一方面也保证了档案提供利用的便利，最大限度地节约了档案借阅利用的时间和精力。由表4-1可看出，2011-2016年间，电子档案年度借阅的次数逐年递增，这一方面表明本局档案意识逐步提升，人们对档案的价值有了更好地了解，懂得利用档案来解决现实工作中的实际问题；另一方面也表明档案工作开展的好，为审计人员借阅利用档案创造了良好的条件，电子档案提供利用工作成效逐步凸显。

??????? 图1-2反映了2011-2016年本局各种档案类型被借阅利用的情况，从此图可知，文书档案被借阅的次数最多，为127人/次，其次是审计档案，为77人/次。文书档案之所以有这么高的利用次数，一方面是由文书档案自身的内容性质所决定，因为文书档案反映了本局各项党政务的工作，是各部门开展各项组织业务工作、制定标准规范的依据。审计档案的借阅次数也比较多，这主要是因为审计工作是本局的核心业务工作，本局内部关于审计的各处室也占据了绝大多数，审计档案对各处室开展工作、办理业务具有重要的借鉴及参考价值。由上图还可以看出，文书档案和审计档案被借阅的数量占据总借阅数量的绝大部分，但其它的档案类型比如照片档案、基建档案、会计档案、录音档案、编研资料被借阅利用的次数非常之少。具体分析其原因，主要有如下几个方面：第一，会计档案只能由专业的会计人员进行借阅，因为这部分档案专业性和机密性较强，所以借阅人群会有一定的限制，这也导致了会计档案的借阅次数相对比较少；第二，录音档案都是由本局各处室移交而来，一般来讲，各处室都会另外存有备份，一旦需要使用，直接调阅自己的备份即可，无需到档案室借阅，所以录音档案被借阅的次数不多；第三，编研资料皆由本局档案室工作人员编写而成，内容主要涉及对库藏档案信息资源的整合和开发，具有较高的利用价值。编研资料整体的利用率不高，也反映了本局人员对编研资料的价值需要进一步地了解，才能更好地利用库藏档案信息资源为审计工作服务。

表1-3 2011-2016年本局各部门借阅利用档案情况

由表1-3可知，经审科借阅档案的数量最多，为76人/次，这是因为经审科的主要职责负责是政府部门下达的有关领导的经济责任审计，经审科在开展工作的过程中需要大量参考以前年度的相关档案文件，在借鉴、参考大量文件的基础之上才能合理地分析数据，像被审计单位提出有建设性的意见及建议。财金科、农环科等各职能科室借阅档案的数量相对来说也比较多，这表明本局各职能处室平时日常工作较多，处理的事务比较繁杂，通过查找档案资料可以为现行的工作提供依据和参考，便于做出合理的决策。通过上表也可以看出，本局部分部门借阅档案的次数相对较少，这一方面与各部门的职责范围相关。

二、库存档案保管分析

?? 高淳区审计局库存档案大致有以下七大门类：文书档案、审计档案、会计档案、基建档案、照片档案、实物档案、光盘档案，这几种档案各自的库存量见表2-1。

表2-1? 本局库存档案数量统计表

由表2-1可知，本局档案室所保存的档案门类日益丰富，数量也逐步得到了充实。现有库藏档案中，审计档案数量最多，总计有2636卷，其中保存期限为永久的共95件；保存期限为短期的共1140卷，长期的共844卷，30年的共192卷，10年的共365卷。

审计档案在本局档案库藏中占据着相当大的比重，这是因为审计工作是本局的核心业务工作。本局的职责就是主管高淳区的审计工作，制定并组织实施年度审计计划，对全区的审计工作进行指导和监督，因此在本局的工作中就形成了大量的审计档案。这些审计档案，主要收录和充分反映了审计业务规范化、制度化，体现了我局审计业务管理从各个阶段推进我区经济建设和社会事业发展所取得的成果。

文书档案即行政管理档案，是在本局的行政管理活动中直接形成的一个档案门类，本局的文书档案主要收录了本单位各个时期党务、政务的活动情况。高淳区审计局从1983年成立至今，在行政管理活动中形成了大量的档案文件，这些档案都保管在本局的档案库房中，反映了本局的各项党政务活动及组织、人事变迁，对本局的行政管理工作发挥了重要的借鉴及参考价值。

会计档案属专门档案的一种，是在本局的经济管理活动中产生的会计凭证、会计账簿和财务报告等具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料。会计档案反映了本局的收支状况等各项财务情况，在本局的档案库藏中占据着重要的地位。

基建档案属科技档案的一个门类，本局库藏的基建档案主要收录了本局办公大楼的征地、报批、报建、设计、施工、工程管理、监理、财务等文字材料及图纸等过程情况。基建档案的管理，对本局办公大楼后期的维护、改建和扩建具有重要的查阅和参考价值。

本局所藏的照片档案收录了从2011年起拍摄积累的照片，共分为人物、实物两类，反映了本局各项工作的方方面面，具有重要的价值。

实物档案主要包括本局获得的奖状、奖旗、奖牌、荣誉证书、领导题词以及本局捐赠证书等，共计74件。

光盘档案主要收录了本局在各项组织管理工作中形成的视频和照片资料，共计8件。

总之，丰富的档案库藏是开展档案各项业务工作的基础，档案数量有了保证，才有利于进一步提升档案的质量，从而进一步开展档案的提供利用工作。通过前面一系列的数据支撑和分析，可知本局的档案数量不仅在逐步增长，档案门类也逐渐充实完善，这就为档案各项基础业务工作的开展奠定了良好的基础，也为本局档案工作的进一步改进和提升提供了很好的条件。

三、审计档案接收分析

审计工作是本局的核心业务工作，本局的审计档案主要收录的有结论性文件、证明性文件、立项性文件、其他备查文件等。主要内容是有结论性文件——上级对有关审计情况及报告的批示、审计报告、审计决定书、审计业务会议记录、审计复核意见书、审计组所在部门复核记录、审计组复核记录、审计报告征求意见书、审计组书面说明及再查证的工作底稿、审计证据表、审计决定执行回单、审计建议落实情况反馈表、审计移送处理书、审计听证告知书、强制执行申请书、暂停拨付款项通知书、解除暂停拨付款项通知书及其他审计处理性文书、有关申请处理审计事项的请示、报告及上级机关相应的批复、批示、审计文书送达回证。证明性文件——审计工作底稿目录、承诺书、审计工作底稿及审计证据表等。立项性文件——上级机关指令性文件、领导批示或授权审计通知书、审计工作方案、审计实施方案、审计方案调整表、审前调查记录、审计通知书、审前自查表、被审计单位基本情况表与审计项目有关的群众来信、来访纪录、举报材料等。其他备查文件——信息、报道及与审计项目有关的市级以上领导的批示、其他审计查证前从被审计单位或向被审计人取得的重要性材料等。本局各职能处室、机关党委在2011-2016年间审计档案的接收情况如表3-1所示。

表3-1 2011-2016年审计档案接收汇总分析表

由表3-1可知，投资科和经审科移交的审计档案数量最多。投资科主要职责是负责组织审计区政府投资和区政府投资为主的建设项目的预算执行情况及决算；负责管理、协调、监督和组织实施区国家建设项目的审计业务等。经审科的主要职责是负责并协调党政领导干部、企业领导人员任期经济责任审计工作；负责并协调有关经济案件的审计查证工作；指导、监督各内审机构开展经济责任审计；负责全区经济责任审计情况汇总、工作总结和调研等。由此可见，投资科和经审科所负责的审计工作量大面广，是本局审计工作的重中之重，因此形成的相关档案数量也较多。移交档案紧随投资科和经审科之后的是农环科。农环科的主要职责是负责区级人民政府管理的农林、水利、国土资源、环保资金的筹集、管理和使用情况等，因此也形成了比较多的审计档案。除了各审计科室之外，其余各部门比如计算机科、办公室形成的审计档案数量非常之少，这说明直接参加审计工作不是以上综合部门的中心工作，以上部门主要负责局内部事务的行政性管理，不涉及具体的审计工作。